Dział prawny Banku BPH korzysta z Advisor247 Legal

Udostępnij

Posiadający ponad 30-letnią historię działania Bank BPH jest częścią Grupy General Electric, jednej z największych korporacji na świecie. 4 listopada 2016 roku miał miejsce podział Banku BPH, który od tego momentu obsługuje wyłącznie klientów indywidualnych spłacających kredyty hipoteczne.

 

POTRZEBA BIZNESOWA

Przez cały okres funkcjonowania Bank BPH nie dysponował zaawansowanym narzędziem do wsparcia obsługi prawnej. Bazowano głównie na standardowych aplikacjach biurowych oraz systemie poczty elektronicznej. Z uwagi na rosnącą złożoność procesów, zwiększający się wolumen prowadzonych spraw oraz powiększającą się liczbę zespołów, w których kompetencjach – przynajmniej częściowo – są kwestie związane z obsługą prawną na różnych jej etapach, pojawiła się potrzeba stworzenia lub zakupu systemu odpowiadającego wymaganiom Banku.

System ten miał na celu:

  • zapewnienie sprawnej dystrybucji informacji wewnątrz Banku;
  • zwiększenie efektywności współpracy z kancelariami zewnętrznymi;
  • terminowe wypełnianie obowiązków raportowych, zarówno tych korporacyjnych jak i zewnętrznych np. regulatorskich.

WYBÓR ROZWIĄZANIA

Praca na Advisor247 LegalW związku z tak zdefiniowanymi oczekiwaniami podjęto decyzję o nabyciu narzędzia w drodze postępowania zakupowego. Kluczowymi kryteriami wyboru były:

  • doświadczenie dostawcy;
  • kompleksowość i elastyczność proponowanych rozwiązań;
  • zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Po analizie różnych alternatywnych rozwiązań uznano, że firma Advisor Systems Spółka z o.o. i jej produkt Advisor247 Legal w największym stopniu spełnia oczekiwania Banku.

Warto nadmienić, że Bank przeprowadził z wynikiem pozytywnym audyt bezpieczeństwa infrastruktury teleinformatycznej u dostawcy.

WDROŻENIE

Wdrożenie rozpoczęto od prac analitycznych, w czasie których precyzyjnie zdefiniowano i opisano konfigurację systemu.

W trakcie analizy:

  • określono cechy systemu, które pozwoliły na wyznaczenie nowego standardu obsługi spraw;
  • stworzono grupy uprawnień, dzięki czemu pracownicy Banku pracujący w różnych jednostkach i na różnych stanowiskach, będą mieli dostęp do danych w zakresie odpowiednim do potrzeb;
  • zaprojektowano nie tylko mechanizmy obsługi różnych typów spraw, ale również szereg automatyzacji wspierających użytkowników w obsłudze procesów.

W spotkaniach z dostawcą udział wzięło 35 osób reprezentujących 12 spośród 18 funkcji Banku oraz pełnomocnicy Banku z kancelarii zewnętrznych.

W projekcie uwzględniono:

połączenie z bankową hurtownią danych

moduł ryzyka operacyjnego

moduł rozliczeń wydatków

moduł księgowania rezerw

moduł kalendarzy zadań i rozpraw

moduł raportowy

Wprowadzenie Advisor247 Legal w swojej końcowej fazie obejmowało: import danych z różnych systemów bankowych i kancelaryjnych, przeszkolenie pracowników Banku i prawników, a także przygotowanie procedur wewnętrznych, map procesów i dokumentacji produktowej.

UZYSKANE KORZYŚCI

Pierwsze doświadczenia z wersją produkcyjną potwierdziły oczekiwaną przez Bank użyteczność systemu Advisor247 Legal. Obecnie z sytemu Advisor247 Legal dla Banku BPH korzysta około 150 użytkowników. Należy dodać, że Bank razem z dostawcą pracuje nad kolejnymi funkcjonalnościami zwiększającymi przydatność systemu w realizacji codziennych zadań.

Daniel Kawa LIDER PROJEKTU
— Departament Prawny i Relacji Korporacyjnych Pion Prezesa Zarządu Bank BPH S.A.

 

 

 

 

 

Wdrożenie Advisor247 Legal przyniosło nam wiele korzyści, a robotyzacja stała się faktem. W efekcie:

  • procesy wewnątrzbankowe związane z obsługą spraw sądowych znacznie się skróciły;
  • usprawniliśmy organizację pracy w zespołach, obieg dokumentów, poprawiliśmy komunikację i jakość danych;
  • raporty i dashboardy menedżerskie bazujące na informacjach z sądów stały się dostępne od ręki i w czasie rzeczywistym dla wszystkich zainteresowanych;
  • wyeliminowaliśmy szereg ryzyk wpisanych w proces zarządzania sprawami.

Dostajemy regularnie pozytywny feedback od naszych użytkowników (pracowników, pełnomocników, partnerów z kancelarii zewnętrznych). Z satysfakcją stwierdzamy, że system został bardzo dobrze przyjęty.

 

 

Wojciech Duszczyk LIDER PROJEKTU
— Departament Zarządzania Ryzykiem Banku Pion Zarządzania Ryzykiem Bank BPH S.A.

 

 

 

 

 

System miał być komplementarnym źródłem danych m.in. na potrzeby ryzyka operacyjnego i wyznaczania wartości kapitału wewnętrznego. Samo zminimalizowanie czynnika ludzkiego w procesie ewidencji rezerw i aktualizacji postępowań oraz standaryzacja podejścia do spraw ogranicza liczne ryzyka, zaś wypracowane metody kontroli i automatyzacja czynności zwiększają jakość zbieranych informacji. Takie oczekiwania spełnia system Advisor247 Legal.

 

Cieszy nas pozytywna informacja zwrotna od użytkowników systemu Advisor247 Legal, którzy wskazują na znaczne oszczędności czasowe. Nasza praca stała się efektywniejsza.

 

Udostępnij